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ES(7)メールを送るときに注意すること。

フォーラム開催後、ちらほら学生の方からメールをもらうことが多くなってきました。
そこで今回は、メールについて基本的なことを書いてみたいと思います。

1) HTMLメールで送信しない。
HTMLメールが問題なのは、対応していないメールソフトで受信した場合に読みにくいものになったり、余計な添付書類がついてきて煩わしいからです。忙しいビジネスピープルに、HTMLメールでは嫌われます。
設定変更の方法などは、こちらのサイトに詳しく載っています。

2) タイトルに気をつける。
就職課掲示板」に広告労協Fさんも、こう書いています。

こんにちは
ご無沙汰しております
お久しぶりです!
お久しぶりです
お世話になっております。
失礼します。
すいません。
ありがとうございます
いつもありがとうございます
ありがとうございました
お願い
お問い合わせ
問い合わせ
お知らせ
質問
お聞きしたいことがあります。
ご連絡
よろしくお願いします
宜しくお願いします
お詫び

これらは、広告労協に実際に届いているメールアドレスのタイトルの例です。ちなみにこの20件の中で、迷惑メールが9件、本物の連絡メールが11件ありますが、タイトル上では全く見分けが付きません。広告労協に届く迷惑メールはとても多く、片っ端から削除していますが、大変紛らわしいので、もし就職活動生の方で広告労協にメールをくださる場合には、タイトルを具体的に記載していただけると助かります。
(例)
ワンポイントアドバイスありがとうございます
用紙記入方法を教えていただきありがとうございました
○○大学○○○○です 本日はありがとうございました
○○広告社について

なお同様に社会人でも抽象的なタイトルでメールをくださる方が少なくありませんが、迷惑メールと誤認する可能性を考えるならば、ビジネス上は避けるべきかと思います。

これで、上述のHTMLであったりすると「迷惑メール」度数はさらに高くなります。

3) 「送信者名」にも注意する。
いわゆる「インターネット名」です(メールアドレスとは違います)。受信トレイには件名とともに、送信者名が表示されます。まず、自分の送信者名がどのように表示されるか確認してください。今までいただいたメールを拝見していますと、結構「変な送信者名」を見かけます。実際の企業に出すことを考えると、漢字フルネームもしくはローマ字表記が望ましいと思います。もちろん労協用と企業向けのメアドが別であれば構いません。個人的な印象で申し上げますと、やはり「ac(大学名)」ドメインがいちばん信頼できる気がします。

4) 文頭に宛先を記載すること。
会社、職場宛てに送る場合は、「~御中」と書きます。
人物宛てに送る場合「~様」です。
※様と御中を併用することはありません。

(補足)コメント欄にもちょっと書きましたが、よく考えたらeメールで「御中」というのはあまり使いませんね。むしろ、よく使うのは「各位」でしょう。(関係者の皆さんへ)みたいな意味ですが、「各位殿」は間違いです。

また、役職には普通「殿」を使いますが(部長殿)「殿は古い」という感覚もあるようです。いちばん望ましいのは ●●社長殿、ではなくて、代表取締役社長 ●●○ 様と書くことです。また「先生」は役職でも敬称でもありませんが、宛名で□□先生、と書くことは認められています。(補足終わり)

くどいようですが、これらの4つがきちんと出来ている人は、稀です。ということは逆に「出来る」ひとはそれだけ有利ということになります。それはそれで困ったことですが。

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