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ES(7)メールを送るときに注意すること。

フォーラム開催後、ちらほら学生の方からメールをもらうことが多くなってきました。
そこで今回は、メールについて基本的なことを書いてみたいと思います。

1) HTMLメールで送信しない。
HTMLメールが問題なのは、対応していないメールソフトで受信した場合に読みにくいものになったり、余計な添付書類がついてきて煩わしいからです。忙しいビジネスピープルに、HTMLメールでは嫌われます。
設定変更の方法などは、こちらのサイトに詳しく載っています。

2) タイトルに気をつける。
就職課掲示板」に広告労協Fさんも、こう書いています。

こんにちは
ご無沙汰しております
お久しぶりです!
お久しぶりです
お世話になっております。
失礼します。
すいません。
ありがとうございます
いつもありがとうございます
ありがとうございました
お願い
お問い合わせ
問い合わせ
お知らせ
質問
お聞きしたいことがあります。
ご連絡
よろしくお願いします
宜しくお願いします
お詫び

これらは、広告労協に実際に届いているメールアドレスのタイトルの例です。ちなみにこの20件の中で、迷惑メールが9件、本物の連絡メールが11件ありますが、タイトル上では全く見分けが付きません。広告労協に届く迷惑メールはとても多く、片っ端から削除していますが、大変紛らわしいので、もし就職活動生の方で広告労協にメールをくださる場合には、タイトルを具体的に記載していただけると助かります。
(例)
ワンポイントアドバイスありがとうございます
用紙記入方法を教えていただきありがとうございました
○○大学○○○○です 本日はありがとうございました
○○広告社について

なお同様に社会人でも抽象的なタイトルでメールをくださる方が少なくありませんが、迷惑メールと誤認する可能性を考えるならば、ビジネス上は避けるべきかと思います。

これで、上述のHTMLであったりすると「迷惑メール」度数はさらに高くなります。

3) 「送信者名」にも注意する。
いわゆる「インターネット名」です(メールアドレスとは違います)。受信トレイには件名とともに、送信者名が表示されます。まず、自分の送信者名がどのように表示されるか確認してください。今までいただいたメールを拝見していますと、結構「変な送信者名」を見かけます。実際の企業に出すことを考えると、漢字フルネームもしくはローマ字表記が望ましいと思います。もちろん労協用と企業向けのメアドが別であれば構いません。個人的な印象で申し上げますと、やはり「ac(大学名)」ドメインがいちばん信頼できる気がします。

4) 文頭に宛先を記載すること。
会社、職場宛てに送る場合は、「~御中」と書きます。
人物宛てに送る場合「~様」です。
※様と御中を併用することはありません。

(補足)コメント欄にもちょっと書きましたが、よく考えたらeメールで「御中」というのはあまり使いませんね。むしろ、よく使うのは「各位」でしょう。(関係者の皆さんへ)みたいな意味ですが、「各位殿」は間違いです。

また、役職には普通「殿」を使いますが(部長殿)「殿は古い」という感覚もあるようです。いちばん望ましいのは ●●社長殿、ではなくて、代表取締役社長 ●●○ 様と書くことです。また「先生」は役職でも敬称でもありませんが、宛名で□□先生、と書くことは認められています。(補足終わり)

くどいようですが、これらの4つがきちんと出来ている人は、稀です。ということは逆に「出来る」ひとはそれだけ有利ということになります。それはそれで困ったことですが。

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Comments

e-mailの場合には、敢えてあて先を書く必要はありません。それより、最初に「誰からのmailか」と、差出人が名乗る方が大切です。これは、e-mailは「個対個」なので、電話と同じく、送り手の方が自分の素性をまず明らかにすることが礼儀だからです。
電話でも、「○○さんいらっしゃいますか」の前に、「こちらは××ですが」を先にいうのが基本です。

Posted by: とある業界人 | 2006.11.17 at 09:10 AM

とある業界人さんのコメントですが、今のビジネスのメールはMLでの共有やCC、BCCでの送信など、必ずしも親展のような形のメールばかりではないと思います。そのようなメールを含め、毎日莫大な数を受けている人にとっては、一番最初にあて先を書いてあげないと、重要な用件を見逃してしまう恐れがあるでしょう。

***様

 (株)△△の●●です。お世話になっております。

とう形式のメールが失礼という解釈は正直初めて聞きました。学生のみなさんは一つの説として捉えたほうがいいと思います。私は基本的に挨拶氏の意見に賛成です。

Posted by: 別な業界人 | 2006.11.17 at 10:23 AM

挨拶専用85です。
>とあるさん、別なさん、
コメントありがとうございます。

コメント欄は議論の場ではないと思うので、あまり熱くならないよう自戒を込めつつ補足させていただきますと……。

「相手が自明のことだから、呼びかける必要なし」というのは、夫婦関係で相手しかいないから「おい」「めし」「ふろ」「ねる」というのと一緒で、やはり関係が悪くなる危険性もありますよねっと。

とはいえ、名刺を渡すと名刺の肩書き通りに「なんたら本部何々部●●課長殿、みたいなのも余計ではありますね。拝啓-敬具、とか前略-早々なども不要だと思いますです。

Posted by: 挨拶専用85 | 2006.11.17 at 12:49 PM

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